Procedimientos de contabilidad del hotel

Procedimientos de contabilidad del hotel.Si está considerando ingresar al negocio de la hospitalidad, o ya ha adquirido un hotel, es probable que esté al tanto de que las regulaciones de la Comisión de Valores y Bolsa y del Consejo de Supervisión de Contabilidad de la Empresa Pública requieren que los propietarios del hotel establezcan procedimientos para el registro de ingresos y gastos.

Esto puede parecer una carga, pero estos procedimientos, una vez que se configuran y funcionan correctamente, pueden realmente ahorrarle una gran angustia. En esta publicación, le proporcionaremos una descripción general de los procedimientos contables del hotel para que sepa qué esperar.

Ingresos hoteleros y buenas prácticas contables

Los ingresos del hotel consisten en las ventas que trae cada departamento. El seguimiento de estos ingresos durante todo el año es crucial. Por mucho, el mayor fabricante de dinero es el alquiler de habitaciones. Sin embargo, la cantidad que un establecimiento obtiene de sus habitaciones depende de dos factores: la tarifa diaria promedio y la ocupación. Naturalmente, la ocupación varía de una temporada a otra, al igual que la tarifa diaria. La ocupación, como es de esperar, es el número de habitaciones que un hotel alquila cada noche sobre el total, expresado como porcentaje. Por ejemplo, si un hotel tiene 125 habitaciones y alquila 93 en una noche determinada, su tasa de ocupación para esa noche es de 74.4 por ciento. También debe considerar la tarifa diaria promedio, ya que puede variar a lo largo del año. Por ejemplo, una habitación que se vende por $ 200 en temporada alta solo se puede vender por $ 100 en la temporada baja. Con una tasa de ocupación del 74,4 por ciento, que es algo típico de un hotel rentable, la diferencia en los ingresos entre los dos es enorme. Muchos hoteles generan ingresos por la venta de alimentos en restaurantes y bares, la venta de máquinas expendedoras y el alquiler de salas de conferencias. Debido a que los huéspedes a menudo están ansiosos por probar la cocina local, las ventas de restaurantes y bares rara vez constituyen la mayor parte de los ingresos de un hotel. Puede superar esto de alguna manera ofreciendo aperitivos poco a poco, por ejemplo, controles deslizantes por $ 1.00 cada uno. Hacer que sus clientes obtengan un bocado rápido y rápido puede mantenerlos bajo su techo. La conclusión es que no importa qué servicios ofrezca, debe mantener estas fuentes de ingresos separadas en sus libros. Haga un seguimiento de sus entradas de efectivo manteniéndolos en libros de contabilidad separados. Esto le ayudará a controlar qué áreas no son rentables. Tenga en cuenta que un servicio no rentable, pero popular, puede valer la pena mantenerse como un líder de pérdidas. Vale la pena mantener cualquier oferta que contribuya a una tasa de ocupación saludable y que no sea terriblemente cara.

Vigilando los gastos

Los gastos del hotel son muchos y variados, pero se dividen en dos categorías principales: operacionales y de ocupación. Aquí también, debe anotar sus gastos en dos libros de contabilidad separados. Para nuestros propósitos, los costos de ocupación son aquellos costos incurridos cuando las habitaciones se alquilan. Esto incluye el personal de limpieza y los suministros que necesitan para mantener las habitaciones en buen estado. Los gastos operativos se derivan de los departamentos de ventas, administración, marketing y reservas y los mantienen en funcionamiento. Informes nocturnos Usted debe auditar las transacciones en el día a día. Esta tarea recae a menudo en el contador del hotel o en el auditor nocturno. Este individuo registra cuánto dinero se ganó por habitación, por noche. Esta cantidad variará de una habitación a otra dependiendo de si la habitación fue alquilada y cuánto se ganó a través de los cargos de los huéspedes. El auditor nocturno suele ser responsable de rastrear los ingresos obtenidos de otros departamentos también. Luego, él o ella recopila estos datos en un informe, según sea necesario. Al recibir estos informes, preste especial atención a las fluctuaciones de la tasa de ocupación. Se pueden anticipar algunas caídas en la tasa de ocupación, como las que se ven cuando cambian las estaciones. Otros, por otro lado, pueden indicar un problema.

Activos y pasivos

Otro aspecto crucial de la contabilidad hotelera es el seguimiento de los activos y pasivos. Un activo es un artículo que el hotel posee, como inventario, efectivo, máquinas o bienes raíces. El inventario y el efectivo se conocen como activos a corto plazo, mientras que los bienes raíces y las máquinas son activos a largo plazo.

Un pasivo es una deuda que el hotel tiene. Los pasivos a corto plazo son aquellas deudas que deben pagarse dentro de un año. Es importante tener en cuenta que muchos activos se deprecian. Es decir, pierden valor con el tiempo. Los bienes raíces son la excepción clásica a esto, pero considere otros elementos que posee el hotel, como muebles de habitación y máquinas de lavandería. Estos artículos se desgastan y deben ser reemplazados eventualmente. Su contador debe usar el método de depreciación de línea recta para contabilizar estos activos de depreciación.

Informes financieros

Las regulaciones contables, como las establecidas por los PCGA de EE. UU., La SEC y la PCAOB exigen que las empresas hoteleras informen estados financieros "justos" y completos cada trimestre. Tenga en cuenta que 'justo' significa lo más preciso y lo más objetivo posible. Cumplir con estas regulaciones significa proporcionar un balance, un estado de flujos de efectivo, un estado de pérdidas y ganancias y un estado de flujos de efectivo. Como puede ver, los procedimientos contables del hotel son bastante complejos. Pero estos procedimientos ayudan a los dueños de negocios a mantener un registro de las muchas partes móviles de un negocio de hotelería. Contratar a un contador calificado siempre que sea posible es una idea estelar. Si está generando una ganancia constante y está manejando los libros usted mismo, puede considerar entregarle los reinados a un profesional dedicado.

Consultar así mismo: procedimientos de auditoría nocturna en un hotel; cómo planificar y organizar el flujo de trabajo en un hotel