Cómo planificar y organizar el flujo de trabajo en hoteles

Cómo planificar y organizar el flujo de trabajo en hoteles. Para administrar su hotel de manera eficiente y rentable, debe desarrollar un flujo de trabajo organizado. Los horarios, deberes y contabilidad deben seguir un plan que permita transiciones suaves entre turnos y que se adapte fácilmente a demandas inesperadas.

La flexibilidad es un aspecto importante de la planificación del flujo de trabajo del hotel. La industria de la hospitalidad es un entorno en constante cambio, por lo que las organizaciones de flujo de trabajo deben ser ágiles y adaptables.

Preparación

Como propietario de un hotel, lo más probable es que dependa de un equipo central de empleados para administrar la propiedad las 24 horas del día. Antes de comenzar a planificar su flujo de trabajo, debe analizar el trabajo realizado por cada departamento durante cada turno para poder anticipar sus necesidades de personal. Si bien muchos de sus empleados iniciales pueden realizar múltiples tareas, hay ocasiones en que los requisitos de servicio se superponen con más frecuencia. Su plan debe incluir preparativos para esos tiempos. Por ejemplo, la recepción puede manejar cambios de bombillas o solicitudes de control remoto durante la noche, lo que le permite trabajar sin una persona de mantenimiento en el lugar en ese momento. Sin embargo, durante el turno de la mañana y temprano por la noche, el personal de la recepción debe estar disponible para atender consultas, registrar nuevos huéspedes y procesar el proceso de salida.

Programación

Una vez que esté listo para abrir y comenzar a recibir invitados, debe desarrollar un calendario basado en su análisis de las necesidades del hotel. Cree horarios de trabajo con al menos un mes de anticipación para que los empleados puedan alertarlo sobre conflictos. Los empleados deben poner las solicitudes de vacaciones y tiempo libre por lo menos con un mes de anticipación para darle tiempo suficiente para hacer cambios de horario. Como propietario, deberá mantenerse usted o un gerente disponible las 24 horas del día para sustituir cuando los empleados se reporten enfermos o lleguen tarde.

Deberes

Los empleados en un hotel deben cumplir con los plazos que coinciden con el flujo de huéspedes. Los plazos deben ser flexibles; Revisarlos a diario o semanalmente. Al crear los requisitos de trabajo para cada puesto, incluya fechas límite para completar cada tarea. Por ejemplo, si su registro de entrada es a las 3:00, el servicio de limpieza obviamente debe limpiar las habitaciones para esa hora. Sin embargo, si espera una multitud en una fecha determinada, debe poder ajustar los horarios de limpieza para que las habitaciones puedan estar disponibles antes para dar cabida a las llegadas anticipadas. Si espera que el mismo grupo se retire de manera simultánea, es posible que deba programar personal de recepción adicional o preparar a la gerencia para cubrir ese turno de la mañana.

Comunicación

Incluya en sus planes los procedimientos para los cambios en el flujo de trabajo de la comunicación y distribuya estos procedimientos a todos los empleados de manera regular. De lo contrario, los cambios de turno pueden causar estragos en un sistema de comunicaciones y dar lugar a problemas importantes que no se verán afectados. Para empezar, cuando se incorporan nuevos empleados, debe comunicar las funciones y el cronograma de cada puesto, ya que los trabajadores del hotel deben estar preparados para cubrir todas las obligaciones para manejar los requisitos de los huéspedes en cualquier momento. Solicite a todos los empleados que revisen una nota diaria cuando se registren para trabajar. Alerte a los empleados sobre los cambios cuando se registren en la computadora o adjunten notas a sus tarjetas de tiempo.

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